La lettera richiesta disponibilità sala convegni serve a richiedere informazioni sulla disponibilità di una sala convegni e a chiedere la possibilità di visitare la sala per valutarne l’idoneità per un evento futuro.
In particolare, questa lettera viene utilizzata quando si deve organizzare un evento, come ad esempio una conferenza, un seminario o una presentazione aziendale, e si cerca una sala convegni che risponda alle proprie esigenze in termini di capacità, attrezzature e servizi.
La lettera richiesta disponibilità sala convegni deve specificare la data e l’ora dell’evento, la capacità della sala richiesta, il tema dell’evento e le attrezzature necessarie. Inoltre, dovrebbe includere domande riguardo alle tariffe di locazione della sala, ai servizi aggiuntivi offerti, come il catering e il supporto tecnico, e la disponibilità della sala nella data richiesta.
La lettera serve come primo contatto tra l’organizzatore dell’evento e il responsabile della sala convegni, fornendo le informazioni necessarie per iniziare a pianificare l’evento e valutare la possibilità di utilizzare la sala convegni. Inoltre, la richiesta di una visita alla sala convegni consente all’organizzatore dell’evento di verificare di persona la struttura, valutare se soddisfa le sue esigenze e discutere i dettagli dell’evento con il responsabile della sala convegni.
Gentile Sig./Sig.ra [Nome del responsabile della sala convegni],
Mi rivolgo a Lei per richiedere la disponibilità della Vostra sala convegni per un evento che organizzerò.
Siamo un’azienda specializzata nella produzione di [inserire il tipo di prodotto o servizio] e organizziamo regolarmente eventi di formazione e aggiornamento per i nostri dipendenti e per i nostri clienti.
L’evento che abbiamo in programma si terrà il [inserire la data] e avrà come tema principale [inserire il tema dell’evento]. Avremo bisogno della Vostra sala convegni dalle [inserire l’ora di inizio] alle [inserire l’ora di fine], con una capacità di [inserire il numero di partecipanti previsti].
Desidero richiedere maggiori informazioni sulla Vostra sala convegni, in particolare riguardo alle attrezzature disponibili, alle tariffe per la locazione della sala e ai servizi aggiuntivi che offrite, come ad esempio il catering e il servizio di supporto tecnico.
Saremmo interessati ad avere una visita della Vostra sala convegni per poter valutare la sua idoneità alle nostre esigenze. Se possibile, vorremmo organizzare una visita in data [inserire la data], al mattino.
Resto in attesa di una Vostra risposta per discutere ulteriormente i dettagli del nostro evento e spero di poter organizzare il nostro evento nella Vostra struttura.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]