L’autocertificazione relativa ai fringe benefit è una dichiarazione resa dal lavoratore o dal percettore del vantaggio non monetario — ad esempio uso personale di autovettura aziendale, benefit abitativi, buoni pasto o coperture assicurative — con cui si attestano elementi utili alla corretta qualificazione fiscale e contributiva del beneficio. Sul piano normativo si colloca nel più ampio quadro dell’autocertificazione disciplinata dal DPR n. 445/2000 e nelle specifiche disposizioni fiscali relative ai fringe benefit contenute nel TUIR e nella prassi dell’Agenzia delle Entrate.
L’obiettivo pratico è consentire al datore di lavoro di determinare la base imponibile, l’eventuale imponibilità ai fini IRPEF e contributivi e l’applicabilità di eventuali esenzioni o valori convenzionali. È importante sottolineare che l’autocertificazione ha valore legale: dichiarazioni mendaci possono determinare sanzioni amministrative o conseguenze penali e comportare rettifiche fiscali.
Questa guida illustrerà quando è richiesta l’autocertificazione, quali informazioni devono essere indicate e le principali cautele da adottare per garantire correttezza e conformità alla normativa vigente.
Indice
Come scrivere Autocertificazione fringe benefit
In una autocertificazione relativa a un fringe benefit occorre inserire, in modo chiaro e completo, tutti gli elementi essenziali che permettano all’amministrazione aziendale e, se necessario, all’Amministrazione finanziaria di determinare la natura, la misura e la rilevanza fiscale del beneficio concesso. Innanzitutto la dichiarazione deve identificare con precisione il dichiarante mediante nome e cognome, data e luogo di nascita, residenza e codice fiscale; bisogna altresì indicare il rapporto di lavoro (datore di lavoro, qualifica o inquadramento, data di inizio del rapporto) al fine di collegare il beneficio alla posizione lavorativa cui si riferisce. La parte sostanziale della autocertificazione deve contenere una descrizione univoca del fringe benefit: la tipologia del bene o servizio (ad esempio vettura aziendale, alloggio, polizza sanitaria, buoni pasto, benefit di natura tecnologica ecc.), la modalità di erogazione (gratuito, parzialmente a carico del dipendente, in forma di rimborso), la durata e il periodo di efficacia del beneficio, nonché qualunque elemento utile a determinare il valore economico imputabile a titolo di reddito da lavoro dipendente (criterio di valutazione adottato, percentuali di imputazione, eventuali franchigie o soglie). Se il godimento del benefit è condiviso con familiari o terzi, o se il suo utilizzo è limitato a determinati ambiti (ad es. uso personale vs esclusivo uso professionale, abitazione come residenza principale, utilizzo per tragitti casa-lavoro), la dichiarazione deve specificare i soggetti beneficiari e la misura o la percentuale d’uso spettante al dichiarante, con eventuale indicazione dei componenti del nucleo familiare coinvolti e del loro grado di parentela quando ciò incide sulla determinazione fiscale. Devono inoltre essere inserite le informazioni documentali che consentono la verifica oggettiva di quanto dichiarato: dati identificativi del bene (targa e targhe per autoveicoli, indirizzo e dati catastali per immobili quando rilevanti, estremi di polizze assicurative o contratti, importi e ricevute per benefit economici o voucher), nonché la precisazione sulla presenza o meno di eventuali oneri a carico del dipendente e le modalità di copertura di tali oneri.
A corredo della dichiarazione è necessaria la formula di sostituzione di certificazione o di atto di notorietà richiamando gli articoli 46 e 47 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445, con l’esplicito impegno che quanto dichiarato corrisponde a verità. Vanno indicati luogo e data della sottoscrizione e apposta la firma del dichiarante; la normativa richiede inoltre che alla dichiarazione sia allegata la copia di un documento di identità valido del firmatario per l’attestazione dell’identità, salvo diverse modalità previste dal datore di lavoro. È opportuno che l’autocertificazione riporti anche l’informativa sul trattamento dei dati personali e il consenso, ove necessario, al trattamento e alla comunicazione dei dati a terzi soggetti coinvolti nella gestione del beneficio o nella determinazione degli obblighi fiscali, con richiamo al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati.
Infine la dichiarazione deve contenere l’espresso richiamo alle conseguenze penali e amministrative previste in caso di mendacio: la presa d’atto della conoscenza delle sanzioni penali previste dall’art. 76 del DPR 445/2000 per le false dichiarazioni e della possibilità di perdere i benefici ottenuti indebitamente, nonché l’impegno a comunicare tempestivamente ogni variazione delle circostanze indicate. Per determinati fringe benefit, la disciplina fiscale può richiedere documenti integrativi o attestazioni specifiche (ad esempio registrazione e uso reale del veicolo, certificazioni di residenza per l’alloggio aziendale, elenchi beneficiari per polizze sanitarie), e in tali casi l’autocertificazione dovrebbe richiamare e accompagnare tali documenti. In definitiva, l’autocertificazione deve essere sufficientemente dettagliata da permettere una verifica immediata della veridicità dei fatti dichiarati e delle implicazioni fiscali, contenere i dati identificativi del dichiarante e del rapporto di lavoro, la descrizione puntuale del benefit e del suo utilizzo, la documentazione di supporto, la firma con luogo e data, la copia di un documento d’identità e la presa d’atto delle sanzioni in caso di dichiarazioni false.
Fac simile Autocertificazione fringe benefit
AUTOCERTIFICAZIONE – FRINGE BENEFIT
(ai sensi degli artt. 46 e 47 e dell’art. 76 DPR 28 dicembre 2000, n. 445)
Il/La sottoscritto/a
Cognome: ________________________________________
Nome: ___________________________________________
Nato/a a: _______________________________________ (Prov. __)
il: __/__/____
Codice Fiscale: ___________________________________
Residente in: ____________________________________
CAP: _______ Comune: ____________________________
Telefono: _______________________________________
E-mail: _________________________________________
DICHIARA
1) di essere dipendente/legale rappresentante di:
Nome azienda/datatore di lavoro: ______________________
Sede: ____________________________________________
Qualifica/ruolo: ___________________________________
Inizio rapporto di lavoro: __/__/____
2) di aver ricevuto, nel periodo dal __/__/____ al __/__/____, i seguenti fringe benefit erogati dal datore di lavoro (barrare e specificare ove richiesto):
[ ] Auto aziendale
Uso: [ ] esclusivamente aziendale [ ] promiscuo (aziendale e personale)
Marca/Modello: ___________________ Targa: _______________
Valore convenzionale mensile/annuo (se noto): € __________
[ ] Alloggio messo a disposizione dal datore di lavoro
Indirizzo: __________________________________________
Valore mensile/annuo (se noto): € __________
[ ] Buoni pasto
Tipo (cartacei/elettronici): __________
Numero/giorni medi mensili: _______
Valore unitario: € _______ Valore complessivo periodo: € _______
[ ] Telefono cellulare aziendale / rete dati
Uso: [ ] esclusivamente aziendale [ ] anche personale
Valore mensile/annuo (se noto): € _______
[ ] Polizza assicurativa integrativa / sanitaria
Estensione: _______________________________________
Premio annuo (quota a carico datore/beneficiario): € _______
[ ] Buoni carburante / rimborso spese auto
Modalità: ________________________________________
Valore complessivo periodo: € _______
[ ] Altro (specificare): ________________________________________
Descrizione: ____________________________________________
Valore complessivo periodo: € _______
3) che i fringe benefit sopra indicati:
– sono stati concessi in conformità alle procedure e policy aziendali applicabili;
– sono stati utilizzati: [ ] esclusivamente per finalità aziendali [ ] anche per uso personale (specificare modalità e ambito): _______________________________
4) che l’ammontare complessivo dei benefit fruiti nel periodo indicato è pari a € ________________;
che quanto dichiarato corrisponde al vero e a mia conoscenza non esistono ulteriori benefit non elencati nella presente dichiarazione.
5) di essere a conoscenza che, ai sensi dell’art. 76 del DPR 445/2000, le false dichiarazioni, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi comportano decadenza dai benefici eventualmente conseguiti e responsabilità penale, nonché delle conseguenze amministrative previste dalle norme vigenti.
6) allega copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità in corso di validità:
Tipo documento: ___________________ N. __________ Rilasciato da: _______________ il: __/__/____
Informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 GDPR 2016/679): i dati saranno trattati dal datore di lavoro per finalità connesse alla gestione del rapporto di lavoro e degli adempimenti fiscali e contributivi. (Il consenso non è necessario per il trattamento ai fini contrattuali e legali.)
Luogo: ___________________ Data: __/__/____
Firma del dichiarante
_______________________________
Per uso aziendale
Ricevuto il: __/__/____ Firma referente aziendale: _______________________
Note/Verifiche: _______________________________________________________
(Spazio per timbro aziendale)